Informativa Privacy Generale – Registrazione telefonate

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DELL’ART. 13 REGOLAMENTO UE 2016/679


Riferita anche alla registrazione delle conversazioni telefoniche intercorse con i clienti.

FIT2YOU BROKER S.r.l. (di seguito “FIT2YOU”), titolare del trattamento dei dati, intende adempiere a quanto prescritto dall’art. 1S Regolamento UE 2016/679, Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (di seguito “RGPD”) e dalla normativa applicabile in materia, ivi incluso, il D.Lgs. n. 196/200S in relazione all’adesione al Servizio come meglio specificato dalle condizioni generali di servizio per l’utilizzazione della soluzione sopra riportate.
 

1. DATI PERSONALI RACCOLTI

I dati personali raccolti consistono in: nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale / Partita IVA, residenza, numero del documento d´identità, contatti telefonici, email; informazioni demografiche (quali sesso, età, stato civile, nazionalità); copia di documenti di identità e informazioni correlate (quali il numero del documento di identità); dati bancari e finanziari (quali il numero di conto corrente e/o il codice IBAN); informazioni relative ai servizi, quali informazioni sulla polizza assicurativa, sui connessi reclami, su sinistri coperti da assicurazione e sui danni denunciati; informazioni in merito a proprietà e beni; dichiarazioni rese dall´Interessato o che abbiano ad oggetto l´Interessato. I dati personali vengono raccolti sia direttamente presso l´Interessato sia presso terzi, quando il cliente della Società non sia l´Interessato, nonché presso banche dati pubbliche.  

2. BASE GIURIDICA E FINALITA’ DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati – nell´ambito della normale attività di FIT2YOU – in forza di obblighi contrattuali o di legge, sulla base di un legittimo interesse o del consenso dell´interessato, secondo le seguenti finalità:
  1. in adempimento ad obblighi pre-contrattuali nei confronti dell’interessato: per finalità strettamente connesse e strumentali allo svolgimento dell´istruttoria preliminare e per lo svolgimento dei rapporti contrattuali (ad esempio, acquisizione di informazioni preliminari alla conclusione del Contratto, esecuzione di operazioni sulla base degli obblighi derivanti dal contratto concluso, tutela e recupero del credito, ),  inclusa  la  prestazione  di  servizi  elaborativi  e  lo  svolgimento  di  attività strumentali all´esecuzione del Contratto realizzate da società terze, enti o consorzi, operanti per conto di FIT2YOU;
  2. in adempimento ad obblighi contrattuali e/o misure pre-contrattuali nei confronti dell’interessato: in caso di sua adesione al Servizio (di firma elettronica avanzata, così come definito e disciplinato dalle rispettive condizioni contrattuali), i dati personali raccolti in sede di adesione o comunque in connessione al Servizio (ad esempio estremi identificativi, indirizzo email e numero di cellulare del firmatario, etc.) saranno utilizzati esclusivamente per finalità connesse alla corretta gestione ed erogazione del Servizio, come descritto nei termini e condizioni di quest’ultimo;
  3. in adempimento ad obblighi normativi: per finalità connesse agli obblighi previsti da leggi, da regolamenti e dalla normativa comunitaria nonchè da disposizioni impartite da autorità a cui legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo; tali trattamenti, in quanto dovuti per espressa previsione normativa, non richiedono un suo espresso e separato A tal proposito la FIT2YOU, nell’osservanza delle previsioni del Regolamento 40/2018 IVASS aggiornato dal Provvedimento n.97 del 04 Agosto 2020, limitatamente alle conversazioni intercorse con i clienti che conducano alla stipula di una polizza, sarà tenuta a provvedere alla loro registrazione ed archiviazione.
  4. sulla base del consenso (facoltativo e revocabile in qualunque momento): per finalità commerciali, promozionali e di rilevazione del grado di soddisfazione della clientela sulla qualità dei servizi resi da FIT2YOU, perseguite direttamente ovvero attraverso l’opera di società specializzate, anche mediante interviste personali o telefoniche, questionari, indagini di mercato e similari, da svolgersi via email, SMS, posta tradizionale, telefonata con operatore. Inoltre, a fronte del consenso dell’interessato (e salva la possibilità di revoca di tale consenso), i dati personali potranno essere oggetto di trasferimento a compagnie assicurative autorizzate ovvero a società di intermediazione assicurativa iscritte al Registro Unico degli Intermediari assicurativi e riassicurativi per finalità commerciali e/o promozionali, ivi inclusa l’attività di vendita di prodotti e/o servizi assicurativi, ricerche di mercato, rilevazioni statistiche relative a prodotti e/o servizi assicurativi, rilevazioni sulle esigenze del cliente relativamente a tali prodotti e/o servizi;
  5. in forza di un legittimo interesse di FIT2YOU: per la difesa in giudizio di un diritto od interesse di FIT2YOU d’innanzi a qualunque autorità od ente competente, ivi espressamente incluso ai fini del recupero del credito; limitatamente alle coordinate di posta elettronica fornite nel contesto dell’acquisto di un servizio e salva Sua successiva opposizione a tale trattamento, per consentire l’offerta diretta da parte di FIT2YOU di prodotti o servizi analoghi (c.d. soft spamming) a quelli oggetto di precedente acquisto, ivi espressamente incluso per l’offerta di prodotti e/o servizi assicurativi in linea con quelli precedentemente acquistati e scaduti.
Il conferimento dei dati è facoltativo, tuttavia ai fini di cui ai punti a) – c) e, in caso di adesione al servizio di firma elettronica avanzata messo a disposizione da FIT2YOU, ai fini di cui al punto b), è essenziale per la prestazione del relativo servizio e in caso di rifiuto al conferimento FIT2YOU non potrà dare esecuzione al rapporto contrattuale e/o alle misure precontrattuali nè adempiere ai connessi obblighi di legge. Per le finalità di cui al punto d) che precedono, il conferimento dei dati è facoltativo ed il relativo trattamento si basa sul consenso, facoltativo e revocabile in qualunque momento, dell’interessato. ll mancato conferimento dei dati comporterà l’impossibilità di inviare materiale promozionale e pubblicitario e di comunicare i suoi dati personali a compagnie assicurative per le finalità sopra descritte. Resta tuttavia inteso che l’eventuale revoca del consenso non inficia la validità del trattamento basato sul consenso precedentemente prestato. lnoltre, in caso di diniego del consenso al trattamento dei dati personali che La riguardano per le finalità sopra richiamate, la Società potrà comunque utilizzare i Suoi dati al solo fine di dare corretto adempimento agli obblighi previsti dalle leggi in vigore e agli obblighi derivanti dai rapporti contrattuali instaurati e/ o per il perseguimento di un proprio legittimo interesse. ll Servizio di FEA non prevede l’utilizzo dei dati biometrici e/o di dati personali appartenente a “categorie particolari”.  

3. MODALITA’ DI TRATTAMENTO – Destinatari e Responsabili del trattamento e comunicazioni dei dati

I Suoi dati saranno trattati nella misura strettamente necessaria ai fini i cui all’articolo 2 che precede. Nei limiti di quanto sopra i Suoi dati potranno essere comunicati:
  • a soggetti a cui la comunicazione sia obbligatoria a norma di leggi, regolamenti o normative comunitarie;
  • a società, enti o consorzi esterni, organismi e società di assicurazione, riassicurazione e coassicurazione, periti e consulenti che svolgono per conto di FIT2YOU servizi ausiliari e complementari, nei limiti di quanto loro consentito o necessario alla gestione contrattuale, comunicazioni, servizi di archiviazione della  documentazione  relativa  ai rapporti intercorsi con la  clientela; gestione di sistemi nazionali ed internazionali per il controllo delle frodi ai danni di società, banche e intermediari finanziari; servizi finanziari, assicurativi e di recupero crediti;
Tali soggetti utilizzeranno i dati ricevuti a seconda dei casi, in qualità di autonomi “titolari” ovvero di responsabili del trattamento debitamente nominati e autorizzati da parte di FlT2YOU. In aggiunta a quanto precede, i dati potranno essere messi a disposizione di:
  • a società specializzate per la rilevazione della qualità dei servizi erogati o a società, enti o consorzi che svolgano per conto di FIT2YOU, con il Suo consenso, le attività di cui alla lettera d) dell’articolo 2 e che agiranno per conto del Titolare in qualità di responsabili del trattamento;
  • in caso di adesione al servizio di firma elettronica avanzata messo a disposizione da FIT2YOU, i dati conferiti a tal fine potranno essere trattati anche da società fornitrici di FIT2YOU, specializzate nella realizzazione e gestione di sistemi di firma elettronica avanzata o da altri fornitori utilizzati da FIT2YOU o dalle predette società per la corretta gestione di tale sistema, i quali saranno appositamente nominati responsabili del trattamento da parte di Nell´effettuazione dei trattamenti dei dati e, in particolare, dei dati necessari per la prestazione del Servizio di firma elettronica avanzata, potrebbe sorgere la necessità di trasferire i dati all´esterno dell´Unione
Europea e dello Spazio Economico Europeo a soggetti terzi  che  forniscono  servizi  accessori  e  complementari  rispetto  alle  attività  di  trattamento.  ln  tale  caso, FlT2YOU assicura che il trasferimento di dati personali a tali soggetti avviene unicamente verso Paesi che ne garantiscono un livello di protezione adeguato, nei casi in cui tale adeguatezza sia stabilita da una  decisione  della  Commissione  Europea  oppure  garantita  sulla  base  di  strumenti  contrattuali  che  assicurino l’implementazione di misure di sicurezza tecniche e organizzative idonee alla tutela dei dati personali quali le Clausole Contrattuali Standard. l dati saranno trattati da (e potranno pertanto venirne a conoscenza) dipendenti ed amministratori della società, nonchè collaboratori o consulenti, legali o fiscali, esterni, sindaci, revisori che saranno appositamente autorizzati da FlT2YOU o nominati quali responsabili del trattamento e che opereranno nell’ambito delle mansioni e delle istruzioni impartite dalla Società. FlT2YOU non diffonde i Suoi dati personali.  

4.  CONSERVAZIONE DEI DATI

Senza pregiudizio per quanto diversamente previsto dalla presente informativa e per quanto di seguito indicato, i dati personali saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale nonchè per adempiere a specifici obblighi imposti dalle vigenti normative ( es. ai sensi delle Regole Tecniche il documento di riconoscimento ed i relativi dati devono essere conservati, in relazione al Servizio FEA, ove attivato per 20 anni) e, successivamente, per il tempo massimo previsto dalle disposizioni di legge applicabili in materia di prescrizione dei diritti e/o decadenza dell´azione e, in generale, per l´esercizio/difesa dei diritti del titolare nelle vertenze promosse da pubbliche autorità, soggetti / enti pubblici e soggetti privati e, comunque, per tutta la durata del giudizio in ogni sua fase e grado. In relazione alle attività di marketing, i dati saranno conservati per il periodo di tempo consentito dalla legge e dalle prescrizioni del Garante per la Protezione dei Dati Personali (Autorità di Controllo) e, dunque, per un periodo di 24 mesi dalla relativa registrazione, in occasione della prestazione originaria del consenso e/o dal relativo rinnovo. Al termine del periodo di conservazione che precede i dati saranno cancellati e rimossi dagli archivi compatibilmente con le procedere tecniche e di back-up oppure in forza di un legittimo interesse FlT2YOU, saranno anonimizzati. Con riferimento alla registrazione delle conversazioni telefoniche i dati personali saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale ed, alla cessazione, per un periodo di 5 (cinque) anni e, in generale, per un periodo idoneo a permettere a FIT2YOU l’esercizio / difesa dei suoi diritti nelle vertenze promosse da pubbliche autorità, soggetti / enti pubblici e soggetti privati e, comunque, per tutta la durata del giudizio in ogni sua fase e grado. Al termine del periodo di conservazione i dati saranno cancellati e rimossi dagli archivi compatibilmente con le procedure tecniche e di back-up oppure, in forza di un legittimo interesse di FIT2YOU, saranno anonimizzati.  

5.  Diritti dell’interessato ai sensi degli articoli 15 e seguenti, RGPD

L´articolo 7 del Codice conferisce ai soggetti interessati ( ossia alle persone fisiche cui si riferiscono i dati) l´esercizio di specifici diritti. Diritto di accesso: ha diritto di ottenere la conferma in merito all´esistenza o meno di un trattamento sui dati personali e, in caso positivo, di accedere a tali dati e ad informazioni specifiche sul trattamento, quali le finalità, le categorie di dati oggetto di trattamento, i destinatari o categorie di destinatari dei dati, i tempi di conservazione (o i criteri che ne sono alla base), l´esistenza del diritto di chiedere la rettifica o la cancellazione, la limitazione o l´opposizione al trattamento, il diritto di proporre reclamo all´Autorità di Controllo e informazioni in merito all´origine dei dati; l´esistenza o meno di un processo decisionale automatizzato sui dati che lo riguardano. Diritto di rettifica: ha il diritto di chiedere ed ottenere rettifica dei dati personali che lo riguardano e/o l´integrazione dei dati personali incompleti. Diritto di cancellazione: ha diritto di ottenere la cancellazione dei dati, senza ingiustificato ritardo, se, tra l´altro, (i) tali dati non sono più necessari per le finalità per cui sono stati raccolti, (ii) è stato revocato il consenso che costituiva fondamento per il trattamento (salvo che non sussista altra base giuridica per tale trattamento), (iii) ci si oppone al trattamento dei dati (come di seguito indicato) e non sussiste altro motivo legittimo prevalente per il trattamento o se si oppone al trattamento dei dati per marketing o per profilazione finalizzata al marketing, (iv) i dati sono trattati illecitamente, (v) i dati devono essere cancellati in forza di un obbligo di legge. Tale diritto non si applica se il trattamento dei dati è necessario, tra l´altro: per l´esercizio del diritto di libertà di informazione;per l´adempimento di un obbligo di legge, per l´accertamento, l´esercizio o la difesa di un diritto in giudizio. Diritto di limitazione: ha il diritto di ottenere, nei casi previsti dall’art. 18 del Regolamento, la limitazione del trattamento. Diritto alla portabilità: ha il diritto di ricevere in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali e di trasmetterli ad altro titolare del trattamento in relazione alle ipotesi in cui il trattamento dei dati si basi sul consenso oppure riguardi categorie particolari di dati personali trattati sulla base del consenso oppure il trattamento sia fondato sull´esecuzione di un contratto e tale trattamento sia effettuato con messi automatizzati. Diritto di opposizione: ha diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento basato su un legittimo interesse del titolare, salva la dimostrazione da parte di quest´ultimo di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano su interessi, diritti e libertà fondamentali dell´interessato oppure per l´accertamento, l´esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. Ha altresì diritto di opporsi al trattamento finalizzato ad attività di marketing, ivi inclusa la profilazione. Si ricorda infine che, il consenso prestato per l’invio di comunicazioni commerciali e promozionali di cui all’art. 2 let. d) che precede si estende anche alle modalità tradizionali di contatto ( posta o telefonata con operatore). La possibilità di opposizione al trattamento dei dati personali per marketing, effettuato attraverso modalità automatizzate di contatto, si estende a quelle tradizionali, salva la possibilità per l’interessato di esercitare tale diritto in parte, opponendosi, ad esempio al solo invio di comunicazioni promozionali effettuato tramite strumenti automatizzati.   Ha, inoltre, diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo (www.garanteprivacy.it) nei casi di cui all’art. 77 del Regolamento, ossia quando ritenga che i Suoi Dati, siano trattati in violazione delle disposizioni del Regolamento stesso.   I diritti sopra indicati potranno essere esercitati rivolgendosi senza formalità a FIT2YOU BROKER S.r.l., Via Bertolini 49/51, Vigevano (PV), tel. 800-978502, fax. 0381-988012, e-mail info@fit2you.it.  

6. TITOLARE DEL TRATTAMENTO e RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

  Titolare del trattamento dei dati personali è FIT2YOU BROKER S.r.l. con sede legale in Via Bertolini 49/51, 27029 – Vigevano (PV). Per ogni richiesta che riguardi il Servizio e/o altre questioni connesse e/o correlate alla vigente normativa in materia di protezione dei dati personali, potrà contattare FIT2YOU BROKER ovvero l´incaricato che ha curato la sottoscrizione del Contratto. Nel rispetto delle disposizioni del Regolamento, FlT2YOU BROKER S.r.l. ha nominato un proprio responsabile della protezione dei dati che potrà essere contattato per le questioni attinenti il trattamento dei dati oltre che presso l’indirizzo di FlT2YOU BROKER S.r.l sopra indicato, al seguente recapito email: dpo@fit2youbroker.it.   *La presente informativa potrà essere integrata, oralmente o per iscritto, con ulteriori elementi e indicazioni, per soddisfare al meglio qualunque esigenza conoscitiva degli interessati e per assecondare l´evoluzione normativa.