Informativa Privacy Generale – Registrazione telefonate

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DEGLI ARTICOLI 13 E 14 REGOLAMENTO UE 2016/679 (“GDPR”)

FIT2YOU BROKER S.r.l. (di seguito “FIT2YOU”), titolare del trattamento dei dati personali, intende adempiere a quanto prescritto dagli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679, Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (di seguito “GDPR”) e dalla normativa applicabile in materia, ivi incluso, il D.Lgs. n. 196/2003, in relazione all’adesione ai servizi di consulenza e intermediazione assicurativa, come meglio specificati nella documentazione pre-contrattuale e contrattuale (di seguito i “Servizi”).  

1. DATI PERSONALI RACCOLTI

I dati personali raccolti e trattati possono consistere in: – nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale / Partita IVA, residenza, numero del documento d’identità, contatti telefonici, indirizzo email; – informazioni demografiche (quali sesso, età, stato civile, nazionalità); – copia di documenti di identità e informazioni correlate (quali il numero del documento di identità); – dati bancari e finanziari (quali il numero di conto corrente e/o il codice IBAN); – informazioni relative ai Servizi, quali informazioni sulla polizza assicurativa, sui connessi reclami, su sinistri coperti da assicurazione e sui danni denunciati; – informazioni in merito a proprietà e beni; – dichiarazioni rese dall’interessato o che abbiano ad oggetto l’interessato I dati personali vengono raccolti sia direttamente presso l´interessato sia presso terzi, quando il cliente di FIT2YOU non sia l´interessato, nonché presso banche dati pubbliche, quali ad esempio la banca dati gestita da ANIA (Associazione Nazionale fra le Imprese Assicuratrici) per conto del Centro di Informazione nazionale, le banche dati gestite dall’IVASS, ecc..

2. BASE GIURIDICA E FINALITA’ DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati – nell’ambito della normale attività di FIT2YOU ed in relazione ai Servizi – in forza di obblighi contrattuali o di legge, sulla base di un legittimo interesse o del consenso dell’interessato, secondo le seguenti finalità: a) in adempimento ad obblighi pre-contrattuali nei confronti dell’interessato: per finalità strettamente connesse e strumentali allo svolgimento dell’istruttoria preliminare e per lo svolgimento dei rapporti contrattuali (ad esempio, acquisizione di informazioni preliminari alla conclusione del contratto di assicurazione, esecuzione di operazioni sulla base degli obblighi derivanti dal contratto concluso, tutela e recupero del credito, etc.), inclusa la prestazione di servizi elaborativi e lo svolgimento di attività strumentali all´esecuzione del contratto realizzate da società terze, enti o consorzi, operanti per conto di FIT2YOU; b) in adempimento ad obblighi contrattuali e/o misure pre-contrattuali nei confronti dell’interessato: in caso di sua adesione ai Servizi, i dati personali raccolti in sede di adesione o comunque in connessione ai Servizi (ad esempio estremi identificativi, indirizzo email e numero di cellulare del firmatario, etc.) saranno utilizzati esclusivamente per finalità connesse alla corretta gestione ed erogazione dei Servizi, come descritti nei termini e condizioni di questi ultimi; c) in adempimento ad obblighi normativi: per finalità connesse agli obblighi previsti da leggi, da regolamenti e dalla normativa comunitaria nonché da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo; tali trattamenti, in quanto dovuti per espressa previsione normativa, non richiedono un espresso e separato consenso dell’interessato. A tal proposito FIT2YOU, nell’osservanza delle previsioni di cui all’art. 83 co. 2 -bis del Regolamento 40/2018 IVASS aggiornato dal Provvedimento n.97 del 04 Agosto 2020, limitatamente alle conversazioni intercorse con i clienti che conducano alla stipula di una polizza, sarà tenuta a provvedere alla loro registrazione ed archiviazione; d) sulla base del consenso (facoltativo e revocabile in qualunque momento): (i) per finalità di marketing, commerciali, promozionali e di rilevazione del grado di soddisfazione della clientela sulla qualità dei servizi resi da FIT2YOU, comunicazione di nuove iniziative commerciali, offerta di prodotti o servizi (anche tramite il sito fit2you.it), perseguite direttamente ovvero attraverso l’opera di società specializzate, anche mediante interviste personali o telefoniche, questionari, indagini di mercato e similari, da svolgersi via email, SMS, posta tradizionale, telefonata con operatore, nonché attraverso pubblicità mirata effettuata tramite piattaforme digitali, social network e, in generale, pubblicità svolta con modalità e/o strumenti digitali, nessuno escluso. (ii) Inoltre, a fronte del consenso dell’interessato (e salva la possibilità di revoca di tale consenso), i dati personali potranno essere oggetto di trasferimento a compagnie assicurative autorizzate ovvero a società di intermediazione assicurativa iscritte al Registro Unico degli Intermediari assicurativi e riassicurativi nonché a partner di FIT2YOU attivi nella fornitura di prodotti e servizi relativi al settore automotive, compresi fornitori di black box e dispositivi satellitari, per finalità commerciali e/o promozionali, ivi inclusa l’attività di vendita di prodotti e/o servizi assicurativi e altri prodotti e/o servizi nel settore automotive (compresi a titolo esemplificativo servizi di antifurto satellitare), ricerche di mercato, rilevazioni statistiche relative a prodotti e/o servizi assicurativi e/o altri prodotti e/o servizi nel settore automotive, rilevazioni sulle esigenze del cliente relativamente a tali prodotti e/o servizi. In caso di consenso per tale specifica finalità di trattamento, l’interessato potrà essere contattato direttamente dai predetti soggetti; e) in forza di un legittimo interesse di FIT2YOU: per la difesa in giudizio di un diritto od interesse di FIT2YOU d’innanzi a qualunque autorità od ente competente, ivi espressamente incluso ai fini del recupero del credito; limitatamente alle coordinate di posta elettronica fornite nel contesto dell’acquisto di un servizio e salva Sua successiva opposizione a tale trattamento, per consentire l’offerta diretta da parte di FIT2YOU di prodotti o servizi analoghi (c.d. soft spamming) a quelli oggetto di precedente acquisto, ivi espressamente incluso per l’offerta di prodotti e/o servizi assicurativi in linea con quelli precedentemente acquistati e scaduti. Il conferimento dei dati personali è facoltativo, tuttavia ai fini di cui ai punti a), b) e c) è essenziale per la prestazione del relativo servizio e in caso di rifiuto al conferimento FIT2YOU non potrà dare esecuzione al rapporto contrattuale e/o alle misure precontrattuali né adempiere ai connessi obblighi di legge. Per le finalità di cui al punto d) che precedono, il conferimento dei dati personali è facoltativo ed il relativo trattamento si basa sul consenso, facoltativo e revocabile in qualunque momento, dell’interessato. ll mancato conferimento dei dati personali comporterà l’impossibilità di inviare materiale promozionale e pubblicitario e di comunicare i dati personali a compagnie assicurative, a società di intermediazione assicurativa ed ai partner di FIT2YOU attivi nel settore automotive per le finalità sopra descritte. Resta tuttavia inteso che l’eventuale revoca del consenso non inficia la validità del trattamento basato sul consenso precedentemente prestato. lnoltre, in caso di diniego del consenso al trattamento dei dati personali che La riguardano per le finalità sopra richiamate, FIT2YOU potrà comunque utilizzare i dati personali al solo fine di dare corretto adempimento agli obblighi previsti dalle leggi in vigore e agli obblighi derivanti dai rapporti contrattuali instaurati e/ o per il perseguimento di un proprio legittimo interesse.

3. MODALITA’ DI TRATTAMENTO – Destinatari e Responsabili del trattamento e comunicazioni dei dati

I dati personali saranno trattati nella misura strettamente necessaria ai fini i cui all’articolo 2 che precede. Nei limiti di quanto sopra, i dati personali potranno essere comunicati:
  • a soggetti a cui la comunicazione sia obbligatoria a norma di leggi, regolamenti o normative comunitarie;
  • a società, enti o consorzi esterni, organismi e società di assicurazione, riassicurazione e coassicurazione, periti e consulenti che svolgono per conto di FIT2YOU servizi ausiliari e complementari, nei limiti di quanto loro consentito o necessario alla gestione contrattuale, comunicazioni, servizi di archiviazione della documentazione relativa ai rapporti intercorsi con la clientela; gestione di sistemi nazionali ed internazionali per il controllo delle frodi ai danni di società, banche e intermediari finanziari; servizi finanziari, assicurativi e di recupero crediti;
Tali soggetti utilizzeranno i dati ricevuti a seconda dei casi, in qualità di autonomi titolari del trattamento ovvero di responsabili del trattamento debitamente nominati e autorizzati da parte di FlT2YOU. In aggiunta a quanto precede, i dati potranno essere messi a disposizione di:
  • a società specializzate per la rilevazione della qualità dei servizi erogati o a società, enti o consorzi che svolgano per conto di FIT2YOU, con il consenso dell’interessato, le attività di cui alla lettera d) dell’articolo 2, comprese società che gestiscono piattaforme digitali o social network, e che agiranno per conto di FIT2YOU in qualità di responsabili del trattamento o titolari autonomi, nonché ai soggetti indicati alla lettera d) (ii) dell’articolo 2, per le finalità ivi indicate;
  • in caso di adesione al servizio di firma elettronica avanzata messo a disposizione da FIT2YOU, i dati personali conferiti a tal fine potranno essere trattati anche da società fornitrici di FIT2YOU, specializzate nella realizzazione e gestione di sistemi di firma elettronica avanzata o da altri fornitori utilizzati da FIT2YOU o dalle predette società per la corretta gestione di tale sistema, i quali saranno appositamente nominati responsabili del trattamento da parte di FIT2YOU.
Nell’effettuazione dei trattamenti dei dati personali, compreso nel caso dei dati personali necessari per la prestazione del servizio di firma elettronica avanzata, potrebbe sorgere la necessità di trasferire i dati personali all’esterno dell’Unione Europea e dello Spazio Economico Europeo a soggetti terzi che forniscono servizi accessori e complementari rispetto alle attività di trattamento. ln tale caso, FlT2YOU assicura che il trasferimento di dati personali a tali soggetti avviene unicamente verso Paesi che ne garantiscono un livello di protezione adeguato, nei casi in cui tale adeguatezza sia stabilita da una decisione della Commissione Europea oppure garantita sulla base di strumenti contrattuali che assicurino l’implementazione di misure di sicurezza tecniche e organizzative idonee alla tutela dei dati personali quali le Clausole Contrattuali Standard. l dati personali saranno trattati da (e potranno pertanto venirne a conoscenza) dipendenti ed amministratori della società, nonché collaboratori o consulenti, legali o fiscali, esterni, sindaci, revisori che saranno appositamente autorizzati da FlT2YOU o nominati quali responsabili del trattamento e che opereranno nell’ambito delle mansioni e delle istruzioni impartite dalla Società. FlT2YOU non diffonde i dati personali.

4. CONSERVAZIONE DEI DATI

Senza pregiudizio per quanto diversamente previsto dalla presente informativa e per quanto di seguito indicato, i dati personali saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale nonché per adempiere a specifici obblighi imposti dalle vigenti normative (es. ai sensi delle Regole Tecniche il documento di riconoscimento ed i relativi dati devono essere conservati, in relazione al Servizio FEA, ove attivato, per 20 anni) e, successivamente, per il tempo massimo previsto dalle disposizioni di legge applicabili in materia di prescrizione dei diritti e/o decadenza dell´azione e, in generale, per l´esercizio/difesa dei diritti del titolare nelle vertenze promosse da pubbliche autorità, soggetti/enti pubblici e soggetti privati e, comunque, per tutta la durata del giudizio in ogni sua fase e grado. In relazione alle attività di marketing, i dati personali saranno conservati per il periodo di tempo consentito dalla legge e dalle prescrizioni del Garante per la Protezione dei Dati Personali (Autorità di Controllo) e, dunque, per un periodo di 24 mesi dalla relativa registrazione, in occasione della prestazione originaria del consenso e/o dal relativo rinnovo. Al termine del periodo di conservazione che precede i dati saranno cancellati e rimossi dagli archivi compatibilmente con le procedure tecniche e di back-up oppure in forza di un legittimo interesse di FlT2YOU saranno anonimizzati. Con riferimento alla registrazione delle conversazioni telefoniche, i dati personali saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e, alla cessazione, per un periodo di 5 (cinque) anni e, in generale, per un periodo idoneo a permettere a FIT2YOU l’esercizio / difesa dei diritti nelle vertenze promosse da pubbliche autorità, soggetti/enti pubblici e soggetti privati e, comunque, per tutta la durata del giudizio in ogni sua fase e grado. Al termine del periodo di conservazione i dati saranno cancellati e rimossi dagli archivi compatibilmente con le procedure tecniche e di back-up oppure, in forza di un legittimo interesse di FIT2YOU, saranno anonimizzati.

5. DIRITTI DELL’INTERESSATO AI SENSI DEGLI ARTICOLI 15 E SEGUENTI, GDPR

Il GDPR conferisce ai soggetti interessati (ossia alle persone fisiche cui si riferiscono i dati) l’esercizio di specifici diritti. Diritto di accesso: ha diritto di ottenere la conferma in merito all´esistenza o meno di un trattamento sui dati personali e, in caso positivo, di accedere a tali dati e ad informazioni specifiche sul trattamento, quali le finalità, le categorie di dati oggetto di trattamento, i destinatari o categorie di destinatari dei dati, i tempi di conservazione (o i criteri che ne sono alla base), l´esistenza del diritto di chiedere la rettifica o la cancellazione, la limitazione o l´opposizione al trattamento, il diritto di proporre reclamo all´Autorità di Controllo e informazioni in merito all´origine dei dati personali; l´esistenza o meno di un processo decisionale automatizzato sui dati che lo riguardano. Diritto di rettifica: ha il diritto di chiedere ed ottenere rettifica dei dati personali che lo riguardano e/o l’integrazione dei dati personali incompleti. Diritto di cancellazione: ha diritto di ottenere la cancellazione dei dati, senza ingiustificato ritardo, se, tra l´altro, (i) tali dati non sono più necessari per le finalità per cui sono stati raccolti, (ii) è stato revocato il consenso che costituiva fondamento per il trattamento (salvo che non sussista altra base giuridica per tale trattamento), (iii) ci si oppone al trattamento dei dati (come di seguito indicato) e non sussiste altro motivo legittimo prevalente per il trattamento o se si oppone al trattamento dei dati per marketing o per profilazione finalizzata al marketing, (iv) i dati sono trattati illecitamente, (v) i dati devono essere cancellati in forza di un obbligo di legge. Tale diritto non si applica se il trattamento dei dati è necessario, tra l’altro: per l’esercizio del diritto di libertà di informazione; per l’adempimento di un obbligo di legge, per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in giudizio. Diritto di limitazione: ha il diritto di ottenere, nei casi previsti dall’art. 18 del GDPR, la limitazione del trattamento. Diritto alla portabilità: ha il diritto di ricevere in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali e di trasmetterli ad altro titolare del trattamento in relazione alle ipotesi in cui il trattamento dei dati si basi sul consenso oppure riguardi categorie particolari di dati personali trattati sulla base del consenso oppure il trattamento sia fondato sull’esecuzione di un contratto e tale trattamento sia effettuato con messi automatizzati. Diritto di opposizione: ha diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento basato su un legittimo interesse del titolare, salva la dimostrazione da parte di quest’ultimo di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano su interessi, diritti e libertà fondamentali dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. L’interessato ha altresì diritto di opporsi al trattamento finalizzato ad attività di marketing, ivi inclusa la profilazione. Si ricorda infine che, il consenso prestato per l’invio di comunicazioni commerciali e promozionali di cui all’art. 2 lett. d) che precede si estende anche alle modalità tradizionali di contatto (posta o telefonata con operatore). La possibilità di opposizione al trattamento dei dati personali per marketing, effettuato attraverso modalità automatizzate di contatto ovvero in forma digitale, si estende a quelle tradizionali, salva la possibilità per l’interessato di esercitare tale diritto in parte, opponendosi, ad esempio al solo invio di comunicazioni promozionali effettuato tramite strumenti automatizzati. L’interessato ha, inoltre, diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo (www.garanteprivacy.it) nei casi di cui all’art. 77 del GDPR, ossia quando ritenga che i dati personali siano trattati in violazione delle disposizioni del Regolamento stesso. I diritti sopra indicati potranno essere esercitati rivolgendosi senza formalità a FIT2YOU BROKER S.r.l., Via Bertolini 49/51, Vigevano (PV), tel. 800-978502, fax. 0381-988012, e-mail info@fit2you.it.

6. TITOLARE DEL TRATTAMENTO E RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

Titolare del trattamento dei dati personali è FIT2YOU BROKER S.r.l. con sede legale in Via Bertolini 49/51, 27029 – Vigevano (PV). Per ogni richiesta che riguardi i Servizi e/o altre questioni connesse e/o correlate alla vigente normativa in materia di protezione dei dati personali, potrà contattare FIT2YOU ovvero l’incaricato che ha curato la sottoscrizione del Contratto. Nel rispetto delle disposizioni del GDPR, FlT2YOU BROKER S.r.l. ha nominato un proprio responsabile della protezione dei dati che potrà essere contattato per le questioni attinenti il trattamento dei dati oltre che presso l’indirizzo di FlT2YOU BROKER S.r.l sopra indicato, al seguente recapito email: dpo@fit2youbroker.it. La presente informativa potrà essere integrata, oralmente o per iscritto, con ulteriori elementi e indicazioni, per soddisfare al meglio qualunque esigenza conoscitiva degli interessati e per assecondare l’evoluzione normativa.